Rattaché.e hiérarchiquement au chef de bureau et son adjointe, en support aux 6 chefs d'antenne et 2 responsables de pôle, vous assurez l’optimisation de la gestion de leurs activités. Les missions d’assistance générale, sans être limitatives, concernent : - la coordination, préparation et mise en forme des présentations et documents ; - la contribution à la circulation d'informations entre les différents acteurs : antennes, collègues, pairs au sein du bureau, des autres bureaux et de la sous-direction ; - l'organisation et la coordination des informations internes et externes liées au fonctionnement du bureau ; - En lien avec le chef du bureau, son adjointe et le chef du pôle MSQ, la contribution à l'activité de reporting du bureau en consolidant et mettant en forme des tableaux de bord de suivi d'activité / statistiques ; - le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, réunions de bureau élargies,etc.) ; - la rédaction de supports de communication interne (rapport, compte rendu, note, etc.) ; - la gestion de fournitures à l'échelle du bureau et la supervision des commandes; - l'envoi des questionnaires satisfaction des clients dans le cadre des certifications ISO 9 001 et ISO 50 001 des activités du bureau en lien avec la responsable qualité ; - le pilotage et la supervision de l'intranet du bureau - BIMOBOX ; - la préparation et l'organisation de différentes réunions ; - l'organisation du planning et des différents déplacements professionnels ; - la gestion administrative du courrier sur le logiciel E-PARAF (suivi du courrier arrivée et départ) et la supervision de ce dernier en tant que référente à l'échelle du bureau; - la réception d'appels téléphoniques, la gestion des agendas du chef du bureau et de son adjointe ; - l'harmonisation des courriers et notes en fonction de la charte graphique ; - l'organisation du classement et de l'archivage des dossiers ; - le renseignement des interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ; - la gestion des déplacements à l'échelle du bureau en lien avec le bureau prestations et service, la supervision de la cohérence de ces derniers par rapport à la charte ministérielle - référent (e ) des formations interne au bureau - animation du réseau des assistants (e) au sein du bureau