Poste : Agent d’accueil / Secrétaire Responsable hiérarchique : Pendo Konaté Fonction du responsable : Office Manager - Chargée des services généraux Entreprise : Alliance Gestion Lieu de travail : 102 C rue Amelot 75011 Paris MISSIONS PRINCIPALES 1. Accueil physique et téléphonique Assurer l’accueil des visiteurs, usagers, clients ou partenaires. Identifier leurs besoins, les informer et/ou les orienter vers le bon interlocuteur ou service. Gérer le standard téléphonique : réception, filtrage et transmission des appels. 2. Secrétariat courant Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, comptes rendus, notes internes, etc. Gérer le courrier entrant et sortant (réception, enregistrement, distribution, affranchissement). Organiser et suivre les agendas, rendez-vous, réunions. 3. Gestion administrative Assurer la tenue et le suivi de dossiers administratifs. Saisir, mettre à jour et classer divers documents et bases de données. Contribuer au suivi des commandes de fournitures et des consommables. 4. Tâches spécifiques (selon la structure) Appui à la gestion des dossiers du personnel ou des usagers. Participation à l'organisation d’événements ou de réunions. Tenue de caisse d’accueil. COMPÉTENCES REQUISES Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, etc.). Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe correcte. Sens de l’accueil, de l’écoute et du service. Discrétion, confidentialité, rigueur. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. CONDITIONS D’EXERCICE Travail en équipe ou en autonomie selon les situations. Contact fréquent avec le public. Amplitude horaire 11h à 19h.