Le socle des missions est le suivant : - En lien avec l’attaché.e de direction, assister le Directeur et le Directeur adjoint : • Gérer les agendas : planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements • Préparer les dossiers quotidiens des rendez-vous • Assurer le suivi des dossiers • Préparer des documents/dossiers - Assurer un appui occasionnel aux directions de projets médicaux : • Suivi et relances d'appels à projets et d'enquêtes • Organisation d’événements signalés - Assurer les tâches de secrétariat courantes pour la direction : • Assurer l’accueil physique et téléphonique • Gérer la boite mail générique de la Direction • Diffuser, classer et archiver les documents et dossiers • Assurer la mise en forme de documents • Mettre à jour des bases de contacts et réaliser des mailings/publipostages • Suivre les échéances et faire des relances • Gestion des parapheurs sur l’outil de gestion électronique des documents en lien avec l’attachée de direction • Enregistrer, trier et distribuer le courrier (papier et électronique) en l’absence de l’assistant technique • Envoyer l’ordre du jour et faire compte rendu de la réunion hebdomadaire des assistantes de direction de la DOS • Transmettre le point « tensions hebdomadaires » à l’ensemble des établissements sanitaires de la région • Publications au Recueil des Actes Administratifs - Travailler en étroite collaboration avec l’attachée de direction et les assistantes de la DOS • Assister l’attaché.e de direction et le.a remplacer en cas d’absence sur le suivi de certains dossiers ou des réunions • Aider ponctuellement les autres assistant.e.s de la Direction