Les fonctions d’assistance couvrent le périmètre des sous-directions SAFI1 et SAFI2. Afin de garantir le maintien du bon fonctionnement du service, l'assistante des deux sous-directions du SAFI et l’assistante du chef de service s’organisent, sous l’autorité du responsable du BAT, pour assurer la continuité du service rendu pour les sous-directions et le service, notamment en cas d'absence ou d'empêchement. Le poste couvre des missions d’assistance de direction : - assurer l'activité du secrétariat des sous-directeurs SAFI1 et SAFI2 et de leurs structures ; - assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et les orienter ; - gérer les prises de rendez-vous et optimiser les agendas des sous-directeurs ; - organiser des réunions internes et externes en lien avec les équipes métier du SAFI (convocations, ordre du jour, préparation des dossiers et travaux de reprographie, logistique…) ; - assurer la mise en forme des notes et documents sous-directionnels ; - garantir l’enregistrement des notes et documents dans le SI EPARAF ; - faire la relève du courrier, enregistrer dans l’application interne de gestion de dossiers et diffuser le courrier (postal et dématérialisé) ; - organiser et gérer le classement et l'archivage des documents sous-directionnels, notamment sur les serveurs respectifs des deux sous-directions SAFI1 et SAFI2. Le poste couvre également des missions spécifiques : - constituer des dossiers réalisés au cours des différentes phases des processus budgétaires : programmation budgétaire, comptes rendus de gestion, questions parlementaires, dossiers ministres constitués pour les débats relatifs aux lois de finances et aux lois de règlement ; - participer à diverses tâches de gestion de proximité en lien avec le responsable BAT pour l’ensemble du SAFI : organiser et suivre les déplacements professionnels, commander les fournitures et le petit matériel de bureau, commander la signalétique de porte des nouveaux arrivants et les clefs ; - participer au développement de la communication au sein du SAFI.