GROUPE RIFSEEP : 2 Vos activités principales : • Assiste le cadre dirigeant dans l’organisation quotidienne de son travail • Planifie l’organisation, la préparation et le suivi des réunions • Prend en charge des aspects logistiques de la fonction de Direction • Assure l’accueil physique et téléphonique • Assure l’interface avec l’interne et l’externe • Traite des dossiers ponctuels • Suit le courrier personnel et les affaires réservées • Traite les contacts du responsable : gestion de l’agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs • Prend des notes et constitue des dossiers administratifs • Planifie, organise et assure le suivi de réunions • Préparation des déplacements, des missions et des réunions (réservations hôtel, billets de transport) en coordination permanente avec les chauffeurs et en fonction, via Chorus DT. • Établir le documents se rapportant au fonctionnement de la résidence et aux réceptions qui y sont organisées en liaison avec le maître d’hôtel (invitations, cocktails et repas, menus, plan de table.) • Collecter mensuellement auprès des fournisseurs, du maître d’hôtel et/ou du B.R.E les différents documents se rapportant au fonctionnement de la résidence et aux diverses réceptions afin d’adresser les attestations de frais de représentation et de résidence au Pôle Budget et logistique pour mise en paiement et archivage Votre environnement professionnel Activités du service : Piloter l’ensemble des services de la préfecture. Composition et effectifs du service : 1 agent de catégorie C Liaisons hiérarchiques : Le/La Secrétaire général(e) Liaisons fonctionnelles : Relations internes avec les services de la préfecture et externes avec les services déconcentrés de l’État, les élus et l’environnement professionnel