Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales : - Tenue de l’agenda du préfet et du directeur de cabinet, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers. - Contribution à la préparation des dossiers du préfet et du directeur de cabinet, en lien avec les services concernées (en particulier DCLCI, BRECI, BSI, BSC, SGCD). - Réception et filtrage des appels téléphoniques. - Gestion des visio/audio-conférences. - Dactylographie de courriers, notes et documents divers.   - Présentation et organisation des réceptions du préfet en lien avec le personnel de résidence : mise à jour des invités - envoi des invitations - réalisation du plan de table - réalisation du menu - tenue du livre de cave. - Accueil téléphonique et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.   - Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l’ensemble des secrétaires particulières. - Gestion et suivi des congés du corps préfectoral. - Suivi des permanences des membres du corps préfectoral. - Gestion des aspects logistiques de la prise de fonction de préfet et de la directrice de cabinet.   - Suivi des instructions signalées par le préfet.   - Suivi du courrier réservé. - Suivi du budget de la résidence préfectorale et gestion comptable des réceptions (prise en compte des dépenses, traitement de celles-ci en lien avec le SGCD). - Gestion des demandes urgentes. - Intérim du secrétariat du secrétaire général de la préfecture. Votre environnement professionnel   Activités du service :   Le secrétariat du préfet et de la directrice de cabinet est en lien avec tous les acteurs de la vie locale quels qu’ils soient et en particulier avec les services de l’État du département placés sous l’autorité du préfet (SGCD, DC, DDT, DDETSPP, UD DREAL, DSC, BRECI, DCLCI) mais également les autres services ou opérateurs de l’État (UDAP, ARS, DSDEN, DDFIP, SDJES)...   Il s’articule plus particulièrement avec les services du cabinet (BRECI, DSC, BSI, BSC). Le secrétariat assure la coordination avec tous les services, il transmet les commandes de l’autorité préfectorale et relaie les informations. Composition et effectifs du secrétariat : 1 binôme composé de 2 agents cat C. Composition et effectifs du cabinet : Bureau de la représentation de l’État et de la communication : chef de bureau (cat A), 2 agents cat B, 1 agent cat C. Service des sécurités : chef de service et chef du bureau de la sécurité intérieur (cat A). Bureau de la sécurité intérieure : adjoint au chef de bureau (cat A), 1 agent cat B, 2 agents cat C. Bureau de la sécurité civile : chef du bureau et adjoint au chef du service des sécurités (cat A) 2 agents cat B, 1 agent cat C. Liaisons hiérarchiques : Le préfet, la directrice de cabinet. Durée attendue sur le poste : 5 ans.