Au sein de secrétariat mutualisé des sous-directions SD5 et SD8, vous êtes en charge de l'assistance de deux sous-directions, en équipe avec une autre assistante. Vous êtes rattaché(e) à deux sous-directeurs. Vous assurez plusieurs rôles : 1/ Accueil et d'aiguillage des agents et des invités : accueil physique des agent(e)s et interlocuteurs(trices) de la direction ; accueil des nouveaux(velles) arrivant(e) ; filtrage et transfert des appels téléphoniques. 2/ Transmission de connaissance et de relais d'information : formation/pédagogie sur certains outils métiers (principalement notre outil de gestion documentaire / parapheur électronique Siged+) ; transmission et suivi des dossiers formalisés ; enregistrement et distribution des courriers quotidiennement collectés par le BDOAC ; capitalisation des connaissances : centralisation des fiches établies par les agents partants. 3/ Organisation et préparation des réunions pour l'encadrement des deux sous-directions : impression et consolidation des exemplaires papier des dossiers présentés à la Directrice du budget par les deux sous-directeurs, leurs deux adjoints et les six chef(fe)s de bureau ; préparation des réunions ; bonne tenue des réunions interministérielles (présence des bureaux, comptes rendus). 4/ Archivage et de classement : distribuer, classer et archiver les courriers et documents. 5/ Gestion pro-active d'agenda : organiser les agendas en lien étroit avec les sous-directrices, dans un soucis d'optimisation de leurs déplacements, et de facilitation générale de leur travail. 6/ Rôle de relecture : constitution, suivi et contrôle des dossiers dématérialisés (notes, etc.) / vérification et mise en forme des documents sur demande des sous-directeurs, leurs deux adjoints et des six chef(fe)s de bureau. 7/ Rôle de relais RH : être le relais du BRH pour transmettre des informations, centraliser des demandes ou informer le BRH sur des thématiques variées. (ex : suivi RGPD, congés des agents, etc.) ; suivre les présences et les congés : les chef(fe)s de bureau et sous-directeurs peuvent déléguer dans SIRHIUS, sous leurs responsabilité, la gestion des congés de leurs de congés pour relancer les valideurs ou demander aux agent(e)s de programmer leurs prévisions de congés.