Rattaché(e) à la Responsable du service de proximité, vous pilotez, organisez et coordonnez l’activité du service Flux numériques, Courrier et Conciergerie au sein de la DAPSS (Direction Achats, Patrimoine, Services et Sécurité. À ce titre, vous encadrez et animez une équipe de 7 chargés de courrier et de numérisation. Pilotage et coordination de l’activité • Organiser, piloter et optimiser l’activité du service au quotidien. • Participer aux comités internes de la Direction. • Assurer un reporting régulier de l’activité auprès de la Direction des services aux occupants. • Conduire une veille prospective afin d’anticiper les évolutions de l’activité (développement de nouvelles missions, impacts des projets internes sur la production, etc.). • Évaluer les besoins et planifier les ressources en fonction de la charge de travail. • Coordonner les activités de production du service et garantir une répartition efficace des missions au sein de l’équipe : o Numérisation des documents o La gestion des flux entrants et sortants o Gestion des navettes inter bâtiments et inter sites o Collecte de documents o Gestion des commandes de fournitures o Suivi de la flotte automobile o Le suivi des demandes de désarchivage o La gestion et le suivi administratif de certains dossiers (ex : contraventions) • Contribuer au développement des services de conciergerie. • Garantir la qualité et l’optimisation des procédures de travail, identifier et réguler les dysfonctionnements et participer aux réflexions liées aux évolutions du périmètre et aux projets transverses. • Collaborer étroitement avec les clients internes de l’entreprise (assistance, DFOP, etc.). • Participer à la sélection et au choix des fournisseurs. • Apporter, si nécessaire, un soutien opérationnel ponctuel à l’équipe en période de forte activité. Management et animation de l’équipe • Encadrer, animer et fédérer une équipe de 7 collaborateurs. • Piloter les campagnes RH de l’équipe : entretiens annuels, entretiens professionnels, attribution des primes et promotions. • Évaluer la performance individuelle et collective ainsi que la qualité des réalisations. • Accompagner le développement des compétences des collaborateurs en identifiant les axes de progression et en mettant en place les actions adaptées. • Mettre en œuvre les moyens nécessaires pour permettre à chacun d’atteindre ses objectifs et de réussir dans ses missions.