Vous aurez pour principales activités : - Anticiper, organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l'entité ; - Gérer les agendas et optimiser les emplois du temps : rendez-vous, réunions, conférences téléphoniques… - Organiser les évènements du service (repas d’équipe, matinée de présentation pour les nouveaux arrivants), réservation des pauses et salles - Saisir les demandes d'achat pour toutes dépenses (projets, prestations, …) - Organiser les déplacements en France et/ou à l'étranger (billets, réservations d'hôtels, visas) et contrôler les notes de frais, - Prendre en charge l'accueil des visiteurs extérieurs : clients-es, candidats-tes, fournisseurs ... - Assurer la réception et la transmission des courriers ainsi que les premières étapes de traitement administratif de certains courriers - Rédiger des courriers, éditer les bons d'envoi de courrier express ou de matériels - Assurer le suivi, archiver, répertorier les documents (papiers et électroniques) liés à l'activité du service. - S'assurer du bon fonctionnement du matériel du service (imprimantes multifonctions, PC, téléphones, ...) - Commander les fournitures du service - Coordonner et assurer le suivi des différents secrétariats de la structure.